Després de moltes setmanes parlant de com evitar el desordre i dels canvis d’armari, m’agradaria parlar de temes més relacionats a com ens organitzem en el nostre dia a dia.
I per demostrar-vos que l’ordre i l’organització no només són un tema domèstic, anirem cap al despatx, on per l’experiència que tinc, hi falta mooooolta organització.
Si hi ha una cosa comuna a pràcticament totes les feines, són les reunions. Tot i que parlar de segons quins temes en equip i posar-los en comú és molt necessari, moltes vegades s’abusa del nombre de reunions que es convoquen i al final, tots els temes que s’hi tracten no es poden materialitzar perquè estem tanta estona reunits que no ens queda temps per res més.
Penseu que tenir molta gent “immobilitzada” en una reunió també suposa un cost per l’empresa ja que mentre estan allà (molts cops sense saber exactament perquè) no estan fent una altra cosa.
Si tot i això les reunions són inevitables, aquí us recomano algunes accions que podeu fer per agilitzar-les al màxim i fer-les productives:
- En el moment de convocar la reunió, pensar molt bé qui hi ha d’assistir per no fer gastar temps a gent que potser no caldria que hi anés. Fixar una hora d’inici i de finalització de la reunió (i respectar-les!!) per facilitar que els assistents es puguin organitzar la resta de tasques que hagin de fer al llarg de la jornada laboral, demostrant respecte envers les seves agendes.
- Tenir sempre un ordre del dia de les qüestions que es tractaran. Assegurar-se que són temes que realment cal parlar amb tot l’equip i especificar molt bé quins aspectes tocarà cada punt i amb quin objectiu. Així podrem evitar parlar d’altres que potser no cal tractar en aquella reunió concreta i aconseguirem que la gent convocada es pugui preparar amb antelació els temes pels quals se’ls ha convocat.
- Assignar un temps concret aproximat a cada punt de l’ordre del dia ( 10, 15, 30.... min) segons el tema i la seva importància.
- En el moment de fixar l’ordre del dia, prioritzar. Si ja es calcula (segons el temps assignat a cada punt) que la reunió superarà les dues hores, passar els punts que poden esperar a la propera reunió. No és que hi hagi un temps establert del que han de durar les reunions, però quan ja es passa de les dues hores, la concentració de la gent comença a baixar i, per tant, la productivitat de la reunió disminueix.
- La figura del moderador és molt necessària a les reunions. Cal una persona que redirigeixi les converses si aquestes s’allunyen del punt de l’ordre del dia o si es passen de temps. Tenir un cronòmetre/rellotge visible per tots seria la manera que la gent s’ajustaria al temps que tingui adjudicat pel seu tema.
- Abans de finalitzar la reunió és important recapitular sobre els temes tractats i els acords als que s’hagi arribat, repartir feines i responsabilitats derivades d’aquests acords i fixar la data límit per tenir els temes resolts. Tot això hauria de quedar registrat en l’acta de la reunió.
Seguir aquests punts bàsics hauria de fer més àgils i productives les reunions, la qual cosa milloraria la productivitat dels treballadors ja que no les veurien com trobades improductives, sinó com a reunions amb temes concrets i específics a tractar.
