Moltes vegades ens trobem que a la safata d’entrada de cop se’ns acumulen quantitats intractables de correus que no sabem per on començar a tractar.
Com ho podem fer? Doncs fent el mateix que fèiem amb els documents de l’ordinador: crear carpetes a la mateixa safata d’entrada (opció que tots els correus electrònics tenen). En aquest cas, però, farem carpetes pels remitents dels mails (pels que siguin més habituals) o per departaments (i agrupem a vàries persones).
Per exemple:
Safata d’entrada
Joan Serra
Anna Cabot
Lluc Pons
Departament de facturació
Clients
D’aquesta manera, cada vegada que rebem un mail de les persones en qüestió sabrem on guardar-lo un cop l’haguem llegit i a més, ens serà molt fàcil trobar-lo si el volem recuperar.
Aquest mateix esquema es pot seguir per la safata de sortida, si som dels que també guardem els mails que enviem. Creem carpetes pels nostres destinataris més freqüents i anem classificant els mails que enviem a la carpeta de cada un.
Ara que, com sempre, el millor per tenir la bústia saturada és intentar evitar els correus evitables. Alguns consells:
- No cal guardar TOTS els correus que rebem. Els que ja veieu que no necessiteu conservar un cop els heu llegit, esborreu-los!!
- Si fa anys us vau subscriure a alguna revista digital o pàgina web i ara ja no us interessa, però continueu rebent els seus mails pràcticament a diari, doneu-vos-en de baixa. No trigareu gens ja que pràcticament tots aquests mails tenen un link per fer-ho: cliqueu-lo i seguiu les instruccions (que normalment només són confirmar que us voleu donar de baixa). Deixar de rebre aquests correus escombraries és relaxant, us ho asseguro!! Aquest link sempre està al final del cos del mail, on hi ha la lletra petita.
- SPAM: és el correu escombraria que es rep no se sap molt bé perquè. Marqueu aquests correus com SPAM i la propera vegada aniran directament a la carpeta de SPAM, evitant-los així a la safata d’entrada normal.
Per últim, sempre aconsello posar un assumpte (subject) que ajudi a saber de què va el mail a simple cop d’ull. No és el mateix rebre un mail amb l’assumpte “sin asunto” que un que digui “incidències del servei 27/07/2017”.
Els mails és molt important saber on els guardem en tot moment ja que, sobretot si es tracta de feina, mai saps quan serà urgent recuperar-ne un de fa temps.
Espero que aquests senzills consells us ajudin a millorar la gestió dels vostres correus electrònics
