De les normes del Codi de Comerç i de la Llei de Societats de Capital extraiem el conjunt de documents comptables exigibles a totes les societats; el balanç, el compte de pèrdues i guanys, l’estat de canvis en el patrimoni net d’exercici, l’estat de fluxos d’efectiu i la memòria anual.
Però, a més a més d’aquests documents, les societats de capital han de preparar altres documents i informes; l’informe de gestió, la proposta d’aplicació de resultats, i, si s’escau, l’informe d’auditoria.
Totes les societats es troben obligades a formular els comptes anuals al tancament del seu exercici. Els administradors són els obligats a formular els comptes anuals en el termini màxim de tres mesos a partir de la data de tancament de l’exercici social. Per tant, quan l’exercici social es tanca, amb l’any natural, a 31 de desembre, els comptes anuals s’han de formular abans de 31 de març.
L’aprovació dels comptes anuals correspon als socis o accionistes mitjançant la junta general ordinària convocada a l’efecte. Aquesta aprovació s’ha de fer dins dels sis mesos següents al tancament de l’exercici social; per tant, abans del 30 de juny les societats que tanquen el seu exercici amb l’any natural. I en el termini d’un mes des de l’aprovació dels comptes, aquestes s’han de dipositar en el Registre Mercantil del domicili de la societat. Per aquest motiu, durant el mes de juliol la majoria de societats efectuen el dipòsit de comptes anuals al Registre Mercantil.
Per al seu dipòsit s’han de presentar els següents documents: La sol·licitud de dipòsit, la certificació dels acords socials, els comptes anuals amb tots els documents exigibles, l’informe de gestió, l’informe d’auditoria si correspon, i en el cas de societats anònimes el document relatiu als negocis sobre les pròpies accions.
La infracció de l’obligació de dipòsit dels comptes pot donar lloc al tancament registral i a la imposició de sancions a les societats; multes que poden anar des dels 1.200 als 60.000 euros.
